Ce que coûte vraiment une implémentation ERP, et où va réellement l'argent

Chaque semaine, quelqu'un me demande combien coûte un projet ERP, et chaque semaine je donne la même réponse un peu frustrante. Le logiciel est la partie la moins chère, et presque personne ne chiffre correctement la partie coûteuse. Alors voici tout, à plat, avec les chiffres que je peux réellement vérifier et les parties variables expliquées assez clairement pour que vous construisiez votre propre estimation cet après-midi, avant de parler au moindre prestataire.

La licence, c'est le petit chiffre

Commencez par ce que facture le logiciel lui-même, parce que cette partie est publique et fixe. La plateforme sur laquelle nous construisons publie trois formules. La formule d'entrée vous donne une seule application avec des utilisateurs illimités, gratuitement. La formule standard vous donne toutes les applications pour un tarif mensuel par utilisateur. La formule supérieure ajoute un studio de création, le multi-société et l'accès API externe au même ensemble de toutes les applications.

Au moment où j'écris, les tarifs annuels publiés tournent autour de sept à neuf dollars par utilisateur et par mois pour Standard, et autour de onze à quatorze pour Custom. Les prix varient selon le pays, alors ouvrez la page officielle des tarifs dans votre propre devise plutôt que de vous fier à un blog sur ce point, le mien compris.

Pour une équipe de dix personnes, cela représente environ mille à dix-sept cents dollars par an de licence. C'est le chiffre sur lequel la plupart des dirigeants se focalisent. Ce n'est presque jamais celui qui décide si le projet fonctionne.

Le vrai coût, ce sont les décisions, pas le logiciel

Voici ce qui consomme réellement un budget d'implémentation. Quelqu'un doit décider à quoi ressemble une fiche client dans votre entreprise. Quelqu'un doit décider quand un devis devient une commande, qui a le droit d'accorder une remise, ce qui arrive au stock quand une livraison arrive incomplète, comment un article retourné réintègre l'inventaire, et lequel de vos sept tableurs actuels fait foi quand deux d'entre eux se contredisent.

Le système modélisera volontiers n'importe laquelle de ces réponses. Il ne peut pas les inventer à votre place. Chaque heure qu'un consultant passe à attendre que vous décidiez qui est responsable de la règle de prix est une heure que vous payez sans rien obtenir.

C'est pour cela que deux entreprises avec le même effectif et les mêmes modules reçoivent des devis qui varient du simple au quintuple. Ce n'est pas le logiciel. C'est la quantité de logique métier non décidée qui se trouve encore dans la tête du dirigeant.

Les quatre facteurs qui font vraiment bouger un devis

Le premier, c'est le nombre de modules qui doivent communiquer entre eux. Les ventes seules, c'est un petit chantier. Ventes plus stock plus production plus comptabilité, ce n'est pas quatre petits chantiers, c'en est un grand, parce que chaque passage de relais entre eux est une règle que quelqu'un doit écrire.

Le deuxième, c'est la migration des données. Des données propres dans un format cohérent, c'est une tâche courte. Onze ans d'historique répartis sur trois systèmes, avec des clients en double et des références produits qui ont changé deux fois, c'est souvent la plus grosse ligne de la facture. Si vous ne faites qu'une chose après avoir lu ceci, comptez à combien d'endroits votre liste clients existe aujourd'hui.

Le troisième, c'est la personnalisation par rapport au paramétrage. Le paramétrage consiste à utiliser ce que la plateforme fait déjà, via les réglages et Studio. La personnalisation consiste à écrire du code. Le paramétrage est rapide et se met à jour proprement. Le code spécifique est plus long à construire et vous le portez pour toujours, parce que chaque version future doit être testée avec lui. Poussez fort vers le paramétrage et soyez honnête sur les rares endroits où votre entreprise est vraiment différente.

Le quatrième, c'est la localisation. Aux EAU, au Qatar et en Arabie saoudite, cela veut dire une TVA gérée correctement dans le flux des transactions plutôt que greffée au moment du reporting, l'arabe et la mise en page de droite à gauche si vous en avez besoin, et la préparation à la facturation électronique. Ce travail est réel et il n'est pas optionnel, alors assurez-vous que tout devis que vous recevez le mentionne explicitement au lieu de le cacher dans un chiffre rond.

Là où les projets dérapent sans bruit

Trois schémas expliquent la plupart des dépassements, et tous les trois sont évitables.

Le périmètre qui grossit une petite demande à la fois est le plus courant. Personne ne demande jamais une deuxième phase. On demande un champ de plus, un rapport de plus, une étape de validation de plus, et huit semaines plus tard la date de mise en production a bougé. Pour y remédier, écrivez ce que comprend la phase un et, surtout, ce qu'elle exclut, puis mettez chaque nouvelle idée sur une liste de phase deux au lieu de l'intégrer au chantier.

La formation traitée comme un détail est le deuxième. Un système parfait que votre équipe contourne est un projet raté. Prévoyez de vraies heures de formation et attendez-vous à ce que les deux premières semaines après la mise en production soient plus lentes que votre ancien processus, pas plus rapides.

Le troisième, c'est l'absence de responsable dans l'entreprise. Si personne de votre côté n'est chargé de répondre aux questions dans la journée, votre partenaire d'intégration est bloqué et vous facture l'attente. Nommez cette personne avant de signer quoi que ce soit, et donnez-lui le pouvoir de vraiment décider.

Comment cadrer votre propre projet cet après-midi

Prenez une heure et écrivez quatre listes. Un, les processus qui font mal aujourd'hui, dans l'ordre de ce qu'ils vous coûtent. Deux, tous les endroits où vivent vos données actuellement, y compris les tableurs et les groupes WhatsApp. Trois, combien de personnes se connecteront réellement, ce qui est généralement bien moins que votre effectif. Quatre, les trois rapports que vous regarderiez chaque lundi si vous le pouviez.

Ces quatre listes représentent quatre-vingt-dix pour cent d'un vrai document de cadrage. Envoyez-les à n'importe quel partenaire d'intégration et vous obtiendrez un devis bien plus précis, plus vite, et vous saurez immédiatement qui les a lues et qui vous a simplement envoyé un modèle.

À quoi ressemble une première phase raisonnable

Choisissez le processus qui fait le plus mal et ne mettez que lui dans le système. Mettez-le en production, faites-le utiliser chaque jour, puis ajoutez le suivant. Une première phase qui passe en production en quelques semaines et qui est vraiment utilisée vaut mieux qu'un programme de douze mois qui arrive complet et finit discrètement abandonné.

C'est aussi la façon la moins chère d'acheter de l'information. Après un processus en production, vous saurez comment votre équipe se comporte réellement dans le système, et chaque estimation que vous ferez ensuite reposera sur du concret plutôt que sur un atelier.

Pour référence, chez Talent Alliance Hub nous réalisons des mises en place d'ERP au périmètre fixe à partir de 595 dollars pour une première construction, précisément parce que la première phase doit être assez petite pour que la décision soit facile et que le résultat arrive vite.

Une prochaine étape honnête

Si vous avez ces quatre listes, ou même seulement la première, envoyez-les-moi et je vous dirai franchement à quoi ressemble votre projet, ce dont il n'a pas besoin et ce qu'il coûterait. S'il s'avère que vous n'avez pas encore besoin d'un ERP, je vous le dirai aussi. Commencez la conversation sur notre page contact.

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