أي تطبيقات ERP تفعّل أولا (وأيها تتركه ستة أشهر)

تبدأ كل محادثة أولى تقريبا عن نظام ERP بالطريقة نفسها. رأى المؤسس شبكة التطبيقات، وعدّ نحو أربعين مربعا، ويسأل أيها يحتاج. الجواب الصريح أنه يحتاج أقل مما يظن، والترتيب أهم من العدد. تفعيل الكثير دفعة واحدة هو السبب الأكثر شيوعا لتأخر أول بناء لنظام ERP عن موعده وعدم تبني الفريق له تماما.

لذا هذا هو الترتيب الذي نتبعه حين تسألنا شركة صغيرة أو متوسطة في الخليج أو أوروبا أو أمريكا الشمالية بأي تطبيقات ERP تبدأ. وهو مبني على قاعدة واحدة: لا يُفعّل تطبيق إلا حين تكون العملية التي خلفه مستقرة على الورق.

ابدأ بالتطبيق الذي يحفظ أموالك

لمعظم الشركات هذا يعني تطبيق الفوترة، أو المحاسبة إن كان لديك دليل حسابات منظم وتريده داخل النظام من اليوم الأول. هذا هو التطبيق الذي يلامس كل عميل وكل مورد وكل إقرار ضريبي، لذا يجب أن يكون صحيحا قبل أن يعتمد عليه أي شيء آخر.

الإعداد الصحيح يتعلق بالتهيئة أكثر من البرنامج. حمّل قائمة عملائك الحقيقية، ومنتجاتك أو خدماتك الحقيقية مع الضريبة الصحيحة على كل منها، وحساباتك المصرفية، وترقيم فواتيرك بالطريقة التي يتوقعها محاسبك. إن كنت تبيع في الإمارات أو السعودية، فحدد وضع ضريبة القيمة المضافة لكل عميل الآن، لأن قواعد الفوترة الإلكترونية في البلدين ستعتمد على هذه البيانات، وإدخالها مرة واحدة أرخص بكثير من تنظيفها لاحقا.

اختبار مفيد قبل أن تنتقل: أصدر فاتورة حقيقية واحدة لعميل حقيقي واحد من النظام واحصل على قيمتها. إن استغرق ذلك ساعة من المحاولات، فأصلح الإعداد. وإن استغرق دقيقتين، فلديك أساس متين.

ثم التطبيق الذي يجلب المال

تأتي المبيعات وCRM بعد ذلك، وأنصح بتثبيتهما معا لأن النظام يعاملهما كمسار واحد. العميل المحتمل يصبح فرصة، والفرصة تصبح عرض سعر، وعرض السعر يصبح طلبا، والطلب يصبح الفاتورة التي أعددتها في الخطوة الأولى.

الفخ هنا هو المراحل. يبني الناس مسار مبيعات بتسعة أعمدة لأن البرنامج يسمح بذلك، ثم لا يحرك أحد البطاقات لأن لا أحد متفق على معنى العمود السادس. ابدأ بأربع مراحل تصف ما يحدث فعلا في عملك، مثلا جديد، تم التواصل، أُرسل العرض، تم الفوز. يمكنك إضافة المزيد لاحقا بعد أن يمرر الفريق مئة صفقة عبرها ويعرف أين تقع نقاط القرار الحقيقية.

إن كنت تستعين بمتصلين خارجيين أو بمسؤول حجز مواعيد، فهنا أيضا يصل عملهم. كل نتيجة مكالمة يجب أن تكون نشاطا على العميل المحتمل، لا سطرا في جدول في مكان آخر. حين ينظر المتصل والمؤسس إلى مسار المبيعات نفسه، تتوقف المتابعة عن الضياع بين الشقوق.

جهات الاتصال والتطبيقات الصغيرة المرافقة لها

تطبيق جهات الاتصال يُثبت تقنيا لحظة إضافة أي شيء، لكن تعامل معه كخطوة مقصودة. ادمج المكررات، وحدد شكل سجل الشركة مقابل سجل الشخص، وصنّف جهات الاتصال حسب السوق أو الشريحة إن كنت تبيع لأكثر من شريحة. عشر دقائق على التصنيفات الآن توفر عليك لاحقا قائمة بريدية بالأشخاص الخطأ.

يستحق التقويم والمحادثات التفعيل في هذه المرحلة أيضا. لا يكلفان شيئا في الإعداد، ووجود الاجتماعات والملاحظات الداخلية مرتبطة بسجل الصفقة من المكاسب الهادئة التي تجعل الناس يبقون في النظام بدلا من العودة إلى WhatsApp.

المشاريع أو المخزون، لكن فقط ما تديره فعلا

هنا تفترق الشركات. إن كنت تقدم خدمات، فالمشاريع وسجلات الدوام تأتي بعد ذلك، لأنها تتيح لك رؤية ما إذا كان العمل الذي بعته يُنجز في وقته وما إذا كان مربحا. وإن كنت تبيع سلعا مادية، فالمخزون والمشتريات تأتي بعد ذلك، لأن المخزون وطلبات الموردين هي حيث تكمن المفاجآت.

قليل جدا من الشركات الصغيرة يجب أن تفعّل الاثنين في البناء الأول. اختر ما يطابق طريقة كسبك للمال. والآخر يمكنه الانتظار حتى يصبح الأول روتينيا، والروتين هو الهدف.

لشركات المنتجات، تحذير واحد من التجربة: لا تستورد كامل سجل مخزونك في اليوم الأول. حمّل الكميات الحالية في تاريخ محدد، وعدّها فعليا أولا، وابدأ بداية نظيفة. سجل مثالي من ثلاث سنوات مضت لا يستحق الأسابيع التي تستغرقها مطابقته.

التطبيقات التي تتركها ستة أشهر

الآن الجزء الذي يوفر أكبر قدر من الوقت. هذه تطبيقات جيدة، وستحتاج بعضها على الأرجح في النهاية. لكنها ببساطة لا تنتمي إلى البناء الأول.

التصنيع، إلا إذا كان التصنيع هو العمل نفسه حرفيا. يعتمد على نظافة المخزون ودقة قوائم المواد، وكلاهما يحتاج وقتا ليستقر.

الموقع الإلكتروني والتجارة الإلكترونية. مغرية لأنها ظاهرة، لكنها تجر المشروع إلى نقاشات التصميم بينما أساس الفوترة ما زال هشا. ابنِ النظام الداخلي أولا، ثم ضع متجرا فوقه.

مكتب المساعدة والخدمة الميدانية والجودة والأسطول، وعائلة الموارد البشرية بعد تطبيق الموظفين الأساسي. كل منها عملية منفصلة تحتاج تصميما، وكل منها يطلب من الفريق تغيير عادة. غيّر عادة واحدة في كل مرة.

أتمتة التسويق والتسويق عبر البريد الإلكتروني. دون جهات اتصال نظيفة ومصنفة، هذه التطبيقات ترسل الرسالة الخطأ إلى القائمة الخطأ بسرعة أكبر فقط. استحقها بإنهاء خطوة جهات الاتصال كما يجب.

Studio والتطوير المخصص. إن وجدت نفسك تريد حقلا مخصصا في الأسبوع الأول، فهذه عادة علامة على أن العملية لم تستقر بعد، لا على أن البرنامج ينقصه شيء. شغّل التطبيق القياسي لمدة شهر، ودوّن ما يؤلم فعلا، ثم خصص الأمرين المهمين.

تسلسل واقعي للبناء الأول

بجمع كل ذلك، يبدو البناء الأول لشركة خدمات هكذا: الفوترة، ثم المبيعات وCRM، ثم تنظيف جهات الاتصال مع التقويم والمحادثات، ثم المشاريع وسجلات الدوام. ولشركة منتجات، استبدل الخطوة الأخيرة بالمخزون والمشتريات. هذه خمسة أو ستة تطبيقات، لا أربعون، وهي كافية لإدارة الدورة كاملة من أول مكالمة إلى الفاتورة المدفوعة داخل نظام واحد.

كل خطوة تحصل على اختبار قصير خاص بها قبل أن تبدأ التالية. أصدر فاتورة. انقل عميلا محتملا إلى تم الفوز. ابحث عن جهة اتصال بالتصنيف. سجّل ساعة على مشروع، أو استلم طلب شراء في المخزون. حين ينجح الاختبار دون أن يسأل أحد كيف، انتقل إلى التالي.

شيء يمكنك فعله اليوم

افتح صفحة فارغة واكتب في جملة واحدة كيف ينتقل العميل في عملك من أول تواصل إلى الفاتورة المدفوعة. إن كانت الجملة واضحة، فأنت مستعد لربطها بالتسلسل أعلاه ويمكنك تشغيل التطبيقات الأساسية خلال أسابيع. وإن كانت الجملة مشوشة، فهذا مفيد أيضا، لأنه يخبرك أن العمل يبدأ في العملية قبل البرنامج.

إن أردت عينا ثانية على تلك الجملة، أرسلها إلينا عبر صفحة التواصل وسنخبرك بوضوح بالتطبيقات التي تشير إليها وبأي ترتيب. بلا عرض بيعي، فقط التسلسل الذي كنا سنتبعه.